Flexibele projectorganisatie: iteratief ontwerpen en realiseren

Omschrijving

In een programmaperiode van vier jaar moest het experiment voorbereid en gerealiseerd worden en de effecten gemonitord worden. Het gaat bij het experiment ecologische zandwinput om rekolonisatie  en biodiversiteit, langdurige monitoring is daarmee onvermijdelijk. Gezien de doorlooptijd van het programma kon experimenteren alleen in een al vergunde put plaatsvinden.  In een stadium waarin de gewenste ontwerpparameters nog volop in discussie waren moest gezocht worden naar een geschikte put . Dat zorgde voor afhankelijkheid van bevoegde gezagen en exploitanten van deze vergunde zandwinputten.

Interventie

De interventie was vroegtijdig een strakke procesregie voeren,  geregeld brainstormen in het projectteam, actief verbindingen leggen en overleggen met een bredere groep. Daartoe is een projectorganisatie met meerdere kernen in het leven geroepen:

1     Een kern van betrokkenen die heeft gegeven aan het creatieve ‘out of the box’ denk- en ontwerpproces, interdisciplinair samengesteld (fysica, ecologie, morfologie en governance).

2     Een kern van stakeholders zoals consultants, de contractor van de beoogde zandwinput PUMA, het bevoegd gezag zandwinput (vergunningverlener Rijkswaterstaat, Dienst Noordzee).

De samenstelling van het team was per bijeenkomst aangepast aan het doel, iedereen was wel steeds welkom en er werd open gecommuniceerd over agenda, verloop en bevindingen naar alle betrokkenen.

Leereffect

1     De vroegtijdige betrokkenheid van stakeholders is essentieel voor het succes en de snelheid van locatiekeuze,  ontwerp, aanleg en monitoring. Ook als het stakeholders betreft die pas in een latere projectfase in beeld zouden komen, is bij tijdsdruk het belangrijk deze al vroeg te betrekken. Dat het bedrijfsleven zowel aan de voorkant in het onderzoeksprogramma een rol speelt (Ecoshape-Bouwen met de Natuur) als samenwerkten in PUMA maakte realisatie van het experiment eenvoudiger. Er kon bovenlangs en onderlangs gecommuniceerd worden, en er konden oplossingen gevonden worden voor knelpunten waaronder wat  extra bedrijfskosten voor aanleg.

2     Iteratie tussen een creatief ontwerpteam en een stakeholderteam inclusief vergunningverlenende autoriteiten en de contractor die de put exploiteert voorkomt dat doodlopende paden worden ingeslagen en houdt iedereen scherp.  Nadrukkelijk en intensief is gezocht en gebruik gemaakt van elkaars bewegingsruimte.  Het werkte goed om alle geledingen en aspecten van technisch tot contracten (in het kader aanleg MV2 betreft dit PUMA) en governance aspecten aan tafel te hebben. Dat betekent uiteraard niet dat iedereen bij alle bijeenkomsten aanwezig moet zijn.